生成AI時代の企業変革：ワークフローから「仕事」中心のシステムへ
はじめに：デジタルトランスフォーメーションの次なる波、生成AIが変える企業の姿
かつてマーク・アンドリーセンが「ソフトウェアが世界を飲み込んでいる」と宣言し、多くの企業がデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進してきました。この変革は、既存の業務をデジタル化し、効率を向上させることで、企業に大きな競争力をもたらしました。しかし、今、私たちはそのDXのさらに先を行く、生成AI（Gen AI）が主導する新たな変革の波の入り口に立っています。
この波は単なる技術革新に留まらず、これまで企業を支えてきたエンタープライズSaaSを含む「ソフトウェアそのもの」のあり方を根本から変えようとしています。私たちは、この変化を「ワークフロー中心のシステムから『仕事』中心のシステムへの移行」と捉えています。
本稿では、このパラダイムシフトが企業にもたらす影響、そして貴社がこの変革の波を乗りこなし、競争優位性を確立するための具体的な道筋について解説いたします。
第1章：なぜ今、ワークフローシステムからの脱却が必要なのか？
従来のエンタープライズSaaSが抱える課題と限界
長年にわたり、企業の生産性と効率性を支えてきたエンタープライズSaaSは、特定の業務プロセスを自動化し、標準化する上で大きな役割を果たしてきました。しかし、これらのシステムは「ワークフロー」を起点に設計されており、その特性ゆえに現代のビジネス環境においてはいくつかの課題と限界を露呈し始めています。
従来のエンタープライズSaaS、例えば人事管理のWや顧客関係管理のSなどは、あらかじめ定義された手順と明確なデータ入力、そしてユーザーが複雑なユーザーインターフェースを操作することを前提としています。
例えば、新しい従業員をオンボーディングする際には、人事担当者が複数の画面で情報を入力し、承認フローを進める必要があります。また、営業担当者が顧客とのやり取りを記録する際には、指定されたフィールドにデータを入力し、ステータスを更新するといった手間が生じます。
これらの「ワークフロー中心」のアプローチは、かつては業務の標準化と効率化に貢献しました。。
しかし、現代のビジネス環境は、より迅速な意思決定、柔軟な対応、そして顧客ニーズへの即時対応が求められています。このような状況において、従来のワークフローシステムは以下の課題を抱えるようになりました。
従来のワークフローシステムが抱える課題
- 硬直性と変化への適応の遅さ: 事前に定義されたワークフローは、ビジネスプロセスの変化や例外的な状況に柔軟に対応することが困難です。新しい要件や市場の動向に合わせてシステムを改修するには、時間とコストがかかり、ビジネスのアジリティを阻害する要因となります。
- 手動入力による非効率性とエラー: 多くのワークフローにおいて、いまだに手動でのデータ入力が必要とされています。これにより、入力ミスや情報伝達の遅延が発生し、全体の効率が低下するだけでなく、正確性にも問題が生じることがあります。
- ユーザーの負担と学習コスト: 複雑なSaaSインターフェースの操作や、特定のワークフローの手順を覚えることは、従業員にとって大きな負担となります。これは、システムの習熟に時間を要し、結果として生産性の低下や従業員エンゲージメントの低下につながることもあります。
- データサイロ化と統合の課題: 異なるSaaSソリューションが各部門で導入されることで、データがサイロ化し、部門横断的な分析や連携が困難になる場合があります。API連携による統合も可能ですが、その開発と保守には専門知識と継続的な労力が必要です。
これらの課題は、企業がより本質的な価値創造に集中することを妨げ、デジタル競争時代における成長の足かせとなる可能性があります。
「ワークフロー」中心設計の弊害：硬直性と非効率性
従来のシステムが「ワークフロー」を絶対的なものとして設計されているがゆえに、企業は本来の目的である「仕事の完遂」よりも、「ワークフローの遵守」に注力せざるを得ない状況に陥りがちです。
この「ワークフロー中心設計の弊害」は、具体的に以下の点に現れます。
- ビジネスプロセスの硬直化: 一度システムに組み込まれたワークフローは、変更が困難です。市場の変化や顧客の要求が多様化する中で、企業は迅速にビジネスプロセスを調整する必要がありますが、硬直化したシステムがその足かせとなります。例えば、新しい販売チャネルの追加や、顧客からのフィードバックに基づいたサービス改善といった、柔軟な対応が求められる場面で、既存のワークフローシステムがボトルネックとなるケースが少なくありません。
- 例外処理の非効率性: 理想的なワークフローは効率的ですが、現実のビジネスには必ず例外が発生します。従来のシステムでは、これらの例外処理は手動での介入、あるいは複雑なカスタム開発を必要とします。これにより、従業員の負担が増加し、処理の遅延やエラーのリスクが高まります。結局のところ、例外を処理するために「ワークフローの外」で膨大な手間と時間がかかっているのが実情です。
- 従業員の創造性・生産性の阻害: 従業員は、システムの定型的な入力作業や手順の遵守に多くの時間を費やすことになります。これにより、本来集中すべき顧客との対話や、より戦略的な思考、創造的な業務に割く時間が減少します。結果として、従業員のモチベーション低下や、イノベーションの機会損失につながる可能性も指摘されています。
経済産業省が発表している「DXレポート2025年の崖」でも指摘されている通り、既存システムの老朽化・複雑化・ブラックボックス化は、企業の競争力低下の大きな要因となっています。ワークフローの硬直性は、まさにこの「2025年の崖」を深刻化させる一因とも言えるでしょう。
関連リンク：DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～（外部リンク）
市場の変化とビジネスアジリティへの要求
現代のビジネス環境は、VUCA（Volatility: 変動性、Uncertainty: 不確実性、Complexity: 複雑性、Ambiguity: 曖昧性）の時代と称されるように、予測困難な変化に満ちています。
デジタル化の進展は、消費者行動の多様化、競合他社の参入、技術革新の加速など、企業を取り巻く環境を絶えず変化させています。このような状況下で企業が持続的に成長するためには、以下の能力が不可欠となります。
- 迅速な意思決定: 市場のトレンドや顧客のニーズの変化をいち早く捉え、それに基づいて迅速に意思決定を下す能力です。データがサイロ化し、ワークフローが硬直していると、タイムリーな情報収集と分析が困難になり、意思決定が遅れる要因となります。
- 柔軟なビジネスモデルの構築: 新しいサービスや製品を迅速に市場に投入し、必要に応じてビジネスモデルを柔軟に転換する能力です。これは、組織全体のプロセスが柔軟であり、技術的な制約が少ない場合にのみ実現可能です。
- パーソナライズされた顧客体験の提供: 一律のサービスではなく、顧客一人ひとりのニーズに合わせたパーソナライズされた体験を提供することが、顧客ロイヤリティを高める上で重要です。そのためには、顧客データを統合的に活用し、顧客とのあらゆる接点において最適な対応を行う必要があります。
こうした市場の変化に対応し、企業が競争力を維持・向上させるためには、「ビジネスアジリティ（俊敏性）」がこれまで以上に求められます。しかし、従来のワークフロー中心のSaaSは、その特性上、このビジネスアジリティを阻害する要因となっていました。
次章では、この現状を打破し、企業に真のビジネスアジリティをもたらす「作業システム」という新しい概念と、それがどのように生成AIによって実現されるのかについて、具体的なメカニズムとともにご紹介します。
解説記事「生成AI時代の企業変革：ワークフローから「業務」中心のシステムへ」の続きは
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この記事を書いた人
株式会社APPSWINGBY マーケティング
APPSWINGBY（アップスイングバイ）は、アプリケーション開発事業を通して、お客様のビジネスの加速に貢献することを目指すITソリューションを提供する会社です。
ご支援業種
情報・通信、医療、製造、金融（銀行・証券・保険・決済）、メディア、流通・EC・運輸 など多数
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監修
株式会社APPSWINGBY CTO 川嶋秀一
動画系スタートアップ、東証プライム R&D部門を経験した後に2019年5月に株式会社APPSWINGBY 取締役兼CTOに就任。
Webシステム開発からアプリ開発、AI、リアーキテクチャ、リファクタリングプロジェクトを担当。C,C++,C#,JavaScript,TypeScript,Go,Python,PHP,Vue.js,React,Angular,Flutter,Ember,Backboneを中心に開発。お気に入りはGo。
株式会社APPSWINGBY CTO 川嶋秀一
動画系スタートアップ、東証プライム R&D部門を経験した後に2019年5月に株式会社APPSWINGBY 取締役兼CTOに就任。
Webシステム開発からアプリ開発、AI、リアーキテクチャ、リファクタリングプロジェクトを担当。C,C++,C#,JavaScript,TypeScript,Go,Python,PHP,Vue.js,React,Angular,Flutter,Ember,Backboneを中心に開発。お気に入りはGo。
